Подготовка к соревнованиям заблаговременно проводится организацией, которая их проводит, и главной судейской коллегией. Чем больше масштаб соревнований, тем больше времени надо на подготовку к их проведению — от 1—2 недель (соревнования в низовых коллективах) до 3—4 лет (олимпийские игры).
В содержание подготовительных работ входят: определение места, населенного пункта, базы и района проведения соревнований; рассылка положения и приглашений для участия в соревнованиях, подготовка финансирования соревнований (составление и утверждение сметы расходов, выделение и перечисление средств), подготовка необходимых официальных документов (постановлений, приказов), подбор и утверждение главной судейской коллегии, судей и обслуживающего персонала; организация размещения и питания приезжих участников, подготовка помещений для участников и судей на местах проведения соревнований, помещений для проведения совещаний представителей и жеребьевки, для работы секретариата, мандатной комиссии и других служб, а на крупных соревнованиях и представителей прессы, помещений для проведения торжественных церемониалов соревнований; организация транспорта для доставки участников, подготовка культурного обслуживания спортсменов, выбор, подготовка и оборудование мест соревнований; подготовка необходимого инвентаря и оборудования; подготовка бланков судейской документации и канцелярских принадлежностей; организация дополнительного питания участников, обеспечение медицинского обслуживания, приобретение призов, медалей, жетонов, значков, бланков, дипломов и грамот для награждения участников; организация информации через печать, телевидение, радиовещание; подготовка и развешивание афиш, подготовка и распространение программ, пригласительных билетов, билетов участников и т .п., подготовка торжественных церемониалов (парадов открытия и закрытия, открытых жеребьевок, собраний участников, церемониалов их награждения).
Подготовка к проведению соревнований в коллективах физкультуры проводится советом коллектива и бюро секции с привлечением физкультурного актива: в советах ДСО, ведомств и комитетах по физической культуре и спорту — работниками соответствующих управлений и отделов и президиума Федерации лыжного спорта с привлечением актива Федерации. Центральные и республиканские советы ДСО могут поручать подготовку и проведение соревнований своим краевым, областным и городским советам по месту их проведения.
Организационные комитеты создаются для проведения соревнований крупного масштаба. Численный состав оргкомитета зависит от масштаба соревнований и объема подготовительной работы. В его состав могут включаться помимо работников данной организации представители местных исполкомов народных депутатов, партийных, комсомольских и профсоюзных организаций, предприятий, учреждений, учебных заведений, редакций газет, радиовещания, телевидения и других организаций. Существенное значение имеет выбор кандидатуры председателя оргкомитета с учетом его служебного и общественного положения, личного авторитета и других качеств.
Оргкомитет может организовывать, . комиссии, занимающиеся отдельными участками работы: хозяйственную (ведающую размещением и питанием), транспортную, спортивно-техническую (занимающуюся подготовкой мест соревнований и оборудования и комплектованием судейской коллегии), мандатную, комиссию по информации, медицинскую и т. п.
Финансирование проводится в соответствии со сметой, утвержденной организацией, проводящей соревнования, за счет средств этой организации, отведенных на учебно-спортивную работу. Соревнования коллективов физкультуры, как правило, не финансируются.
Смета расходов по проведению соревнований может предусматривать следующие статьи: оплата питания и проживания участников и судей, дополнительное питание, сохранение заработной платы иногородним судьям, оплата обслуживающего персонала, аренда баз и мест проведения соревнований, транспортных средств, машин радиофикации и «скорой помощи»; изготовление разметки, схем трасс и указателей, оплата художественного оформления мест соревнований, приобретение и изготовление афиш, программ, пригласительных билетов; приобретение призов и другие расходы по награждению участников, приобретение канцелярских принадлежностей, почтово-телеграфные расходы, печатание итоговых материалов. Смета и необходимые для ее принятия документы должны быть подготовлены и утверждены заблаговременно, чтобы не было задержек с открытием финансирования.
Подготовка инвентаря и оборудования проводится согласно заранее составленному списку. Перечень необходимого инвентаря и оборудования и его количество зависят от вида лыжного спорта, масштаба и условий проведения соревнований.
Обслуживание участников предусматривает доставку их к местам проживания, размещение, организацию питания и транспорта к местам соревнований, подготовку мест для переодевания, смазки лыж, разминки и опробования оружия; медицинское и культурное обслуживание и их отправку.
Проживание организуется на специализированных спортивных базах, в гостиницах, арендуемых общежитиях или временно оборудованных помещениях спортивных баз, стадионов, школ и т. п. Иногда встречается возможность организовать проживание в загородных пансионатах или санаториях. Желательно, чтобы места проживания находились по возможности ближе к местам соревнований или были удобно связаны с ними транспортом. В любом случае время проезда к местам соревнований не должно превышать 45 мин.
Питание организуется в столовых, кафе или ресторанах, куда перечисляются соответствующие средства. Время питания должно быть согласовано с расписанием стартов таким образом, чтобы промежуток времени между завтраком и началом соревнований был не менее 1,5 часа и чтобы время старта участника, стартующего о последним, было не позже чем через 3 часа после окончания завтрака.
Доставка участников к местам соревнований обычно производится заказными автобусами, а если это невозможно — городским транспортом.
При отсутствии специальных лыжных баз на местах проведения соревнований участники размещаются в других подходящих помещениях, находящихся по возможности ближе к местам соревнований. В этих помещениях должны быть:
Все эти помещения должны быть снабжены необходимыми надписями, трафаретами. Здесь же должны находиться щиты для объявлений, на которых помещаются схемы размещения, схемы и профили трасс, программы и расписания стартов, протоколы стартов и т. п.
В районах с мягкой зимой допустимо размещение участников в палатках армейского типа, в которых должны быть установлены железные печки.
На крупных соревнованиях надо подготовить вблизи места проведения соревнований площадку для разминки спортсменов и специальную разминочную трассу длиной 3—4 км. На соревнованиях по биатлону вблизи старта должно быть подготовлено специально оборудованное с соблюдением необходимых мер безопасности и снабженное соответствующими указателями место для опробования оружия.
Для культурного обслуживания участников крупных соревнований планируется проведение вечеров отдыха, встреч с лучшими спортсменами, лучшими производственниками и знатными людьми города, где проводятся соревнования, посещение театров, концертов и других зрелищных мероприятий. В связи с этим полезно установление шефства спортивных, комсомольских и профсоюзных организаций местных предприятий, учреждений и учебных заведений над коллективами гостей. Желательно организовать снабжение спортсменов газетами и журналами и обеспечить им возможность просмотра телепередач.
Медицинское обслуживание участников должно предусматривать возможность получения ими необходимой медицинской помощи в местах их проживания, проведение необходимых профилактических мероприятий и оказание первой помощи пострадавшим.
Для отправки участников должна быть обеспечена возможность заблаговременного приобретения представителями коллективов железнодорожных и авиабилетов и желательно доставка спортсменов к вокзалам и аэропортам.
В самую первую очередь этот сайт предназначен для практикующих тренеров, которым негде найти материал для проведения спортивных занятий.